Sakshandsamar har ansvar for at personleg motteken e-post vert journalført i sak/arkivsystemet dersom dette er saksdokument. Dette skal sakshandsamar sjølv gjere så langt det er mogleg. Sakshandsamar må sjølv finne rett sak og knytte e-posten til eller opprette ny sak. Saksdokument skal registrerast i journalen før dei går til sakshandsaming. Arkivtenesta journalfører e-posten. Sakshandsamar er ansvarleg for offentlegvurdering av journalpostar dei registrerar. Opplysningar som er unnatekne offentlegheit skal ikkje sendast på e-post. Når sakshandsamar sender saksdokument på e-post, skal funksjonen i sak/arkivsystemet brukast.

For å sikre at arkivverdig e-post blir journalført ved fråver, skal fråversassistent brukast i Outlook.

Forskrift om elektronisk kommunikasjon med og i forvaltningen har bestemmelsar for bruk av e-post og elektroniske skjema.