Føremål for arkivplan i Lærdal kommune
Arkivplanen gjev bindande retningsliner for handsaming av all informasjon og dokumentasjon i Lærdal kommune.
Arkivlova med forskrifter ligg til grunn for retningslinene.
I tillegg til Arkivlova er Offentleglova og Forvaltningslova styrande regelverk som arkivpersonale og sakshandsamarar lyt forhalde seg til i offentleg forvaltning.
Arkivplanen skal sikra at Lærdal kommune ivaretek arkivansvaret sitt etter arkivlovas § 6: "Offentlege organ pliktar å ha arkiv, og desse skal vera ordna og innretta slik at dokumenta er tryggja som informasjonskjelder for samtid og ettertid."
Hovedføremålet med arkivplanen er kvalitetssikring av arkiv- og dokumentforvaltninga i kommunen. Det skal sikre innbyggernes krav til offentligheit samt innsyn i forvaltningens sakshandsaming.
I tillegg sikres dokumentasjon av juridiske forhold, saksbehandlingsmessige hensyn og kulturhistoriske interesser både for innbyggarane og for kommunen som rettsleg organ og verksemd.
Sekundært formål er å tilgjengeleggjera informasjonen om rutinar, reglar og ordningssystem i arkivforvaltninga, både som informasjon til innbyggarane og som kunnskapsbase for sakshandsamarane.
Arkivplanen skal ivareta dokumentasjonsplikten i Nfk og være et styrende dokument i arbeidet med saksbehandling og dokumentfangst, for ledere, saksbehandlere og arkivarer. Arkivplanen vil bidra til at Nfk enklere og mer effektivt saksbehandler, i henhold til arkivplan og gjeldende lovverk. Arkivplanen skal også bidra til økt kvalitet i saksbehandlingen.
Framtidas arkiv blir meir automatisert og digitalisert, og ein arkivplan vil gjere det enklare å halde oversikt over arkiva, og ta strategiske val.
Arkivplanen skal også gi en bedre oversikt over
- politisk og administrativ organisering
- arkivorganisering
- arkivtjenestens ansvar og myndighet
- arkivoppgaver
- sak-/arkivsystem
- fagsystem og databaser
- lover, forskrifter, instrukser, regler, planer og interne rutiner som gjelder for arkivarbeidet og saksbehandlingen
- arkivalier
- avlevering til depot
