Overordna arkivansvar

Kommunen har arkivplikt Jf Arkivloven §6.
Rådmannen har i følgje kommunelova og arkivlova ansvaret for kommunen sine arkiv og for at organiseringa og oppfølginga av arkivarbeidet er i samsvar med lover og forskrifter om offentleg saksbehandling. Innhaldet i administrasjonen sitt arkivansvar er elles fastsett i forskrift om offentlege arkiv.

Rådmannen har delegert det operative leiaransvaret for arkivtenesta i kommunen til arkivleiar. Fagleiar arkiv har fullmakt til å føre tilsyn med arkivarbeidet i kommunen og er fagleg overordna arkivpersonalet. Fagleiar arkiv rapporterer til rådmannen.

Einingsleiarar/rådgjevarar i kommunen som fungerer som eigne arkivskaparar, og er delegert ansvaret for arkivarbeidet i sine einingar, etter rettleiing frå/samarbeid med fagleiar arkiv.
Fagleiar arkiv rettleiar einingsleiarane  innafor dei til ein kvar tid gjeldande lovar og reglar som gjeld arkiv og dokumentforvaltning.

Rådgjevar IKT og Fagleiar arkiv har ansvar for utgreiing og kjøp ved td nye elektroniske system.

_{Delegasjonsreglement for rådmannen - arkivvedteken 01.10.20 i sak 074/20}

Arkivlova§ 6 Arkivansvaret.• Kommunestyret > Rådmann > Stab og støtte > Arkivleiar

§ 8. Opplysningsplikt
• Kommunestyret > Rådmann > Stab og støtte > Arkivleiar
Offentleglova
§ 3 Hovudregel
• Kommunestyret > Rådmann > Stab og støtte > Arkivleiar
§ 6 Forbod mot forskjellsbehandling
• Kommunestyret > Rådmann > Stab og støtte > Arkivleiar
§ 8 Hovudregel om gratis innsyn
• Kommunestyret > Rådmann > Stab og støtte > Arkivleiar
§ 10 Plikt til å føre journal. Tilgjengeleggjering av journalar og dokument på Internett
• Kommunestyret > Rådmann > Stab og støtte > Arkivleiar
Pliktavleveringslova
§ 5 Kven som skal avlevera m.m.
• Kommunestyret > Rådmann > Stab og støtte > Arkivleiar

Fagleiar arkiv sine oppgåver

Fagleiar arkiv er leiar for arkivtenesta og skal gi rettleiing og føre tilsyn med arkivdanning og arkivoppbevaring i kommunen. Fagleiar arkiv har rett og plikt til:

1. Å rapportere til rådmannen om verksemda til arkivtenesta og leggje fram framlegg om tiltak som skal heve kvaliteten på arkivarbeidet
2. Å uttale seg om dei arkivmessige konsekvensane av planlagde omorganiseringar i kommunen.
3. Å utarbeide verksemdsplanar for arkivtenesta
4. Å føre tilsyn med at arkivarbeidet skjer i samsvar med reglane i arkivplanen
5. Å føre kontroll med at dei aktive arkiva i kommunen er forsvarleg oppbevart og sikra
6. Å ta initiativ til oppdatering/endringar i arkivplanen
7. Å bli tatt med på råd når kommunen skal velje edb-baserte sak-/arkivsystem og fagsystem og ved innkjøp av arkivmateriell, papir og skrivereiskap
8. Å vere kontaktperson med Interkommunalt arkiv i Hordaland IKS

Fagleiar arkiv skal elles leggje vekt på desse oppgåvene:

1. Å halde seg oppdatert om den faglege og teknologiske utviklinga på arkivsektoren, og om endringar i lov og regelverk for offentlege arkiv
2. Å gje fagleg rettleiing til arkivpersonalet og sørgje for at arkivmedarbeidarane får tilbod om å utvikle sin faglege kompetanse
3. Å gje nytilsette nødvendig opplæring

Arkivtenesta sine oppgåver

I arkivforskrifta § 2-1, blir det fastsett at arkivarbeidet i eit offentleg organ som hovudregel skal utførast ei arkivteneste, under dagleg leiing av ein arkivansvarleg.

Arkivtenesta er organisert som ei sentralisert arkivteneste. Personale som arbeider med postregistrering og andre arkivoppgåver er knytt til arkivtenesta. 

Arkivtenesta si hovudoppgåve er å kvalitetssikre dokumentasjonen av verksemda i kommunen. Arkivtenesta skal arbeide etter denne målsetjinga:

1. Arkivtenesta registrerer inngåande brev og andre førespurnadar utanfrå og kontrollerer at det blir svara på dei (journalføring og restansekontroll) i saks-/arkivsystemet
2. Arkivtenesta sikrar at arkivet dokumenterer opphavet til ei sak (inngåande skriv), saksbehandlingsprosessen (interne dokument, kommentarar, utgreiingar, osb) og resultatet av behandlinga
3. Arkivtenesta sørgjer for systematikk og samanheng i arkiva, slik at dei kan fungere som informasjonskjelde og informasjonssystem for administrasjonen, rettsleg og forvaltningsmessig dokumentasjon og som arkivkjelder for ettertida.
4. Arkivtenesta tar vare på dokumentasjon av elektroniske arkivsystem.