Arkivplan.no skal til ei kvar tid vere oppdatert når det gjeld kommunen sine elektroniske system.

Det er arkivskapar si plikt å gi beskjed til arkivleiar om nye system som kjem til og om system som skal avsluttast og avleverast til depot. Kvart system som inneheld bevaringsverdig informasjon skal ha eit eller fleire periodiseringsintervall. Arkivskapar må sjølv følgje opp når kvart enkelt system skal periodiserast og dermed avleverast.

I tillegg til dei periodiske avleveringane er det også andre hendingar som vil føre til at arkivskapar må avlevere informasjon frå sine datasystem. Alle avleveringspliktige datasystem som blir avslutta skal avleverast til depot.

Følgjande elektroniske system skal det gjerast uttrekk frå ved avslutning eller store oppgraderinger:

• Acos Websak planlagt i 2022 - utsett til 2023.

Lærdal kommune er tilslutta Kommunearkivordninga KO, og har avtale om depotleige hjå Fylkesarkivet Vestland.

Når tek me uttrekk?
Ved avslutning og ved store oppgraderinger av systema.
Ved større omorganiseringar

Når skal vi overføre ferdig arkivuttrekk til arkivdepot?
Lærdal kommune er i gong med uttrekk av elektronisk arkiv frå perioden 2005-2018.

Kven har ansvar for å koordinere arbeidet?

Arbeidet med å koordinere langtidsbevaring av elektronisk arkivmateriale ligger til Lærdal kommune ved fagleiar arkiv og kommunedirektøren

Kven har ansvar for å gjennomføre de ulike delene av prosessen?
 Kommunen, i samarbeid med leverandør tek uttrekk fra Acos. Avtale om depot hjå Fylkesarkivet Vestland

Fylkesarkivet Vestland kvalitetssjekker og godkjenner uttrekk før deponering.

Treng me leige inn ressursar til arbeidet?
Lærdal kommune behovskartlegg og koordinerer, med rettleiing frå Fylkesarkivet Vestland for uttrekk fra Acos og kjøper tjenester fra leverandør for uttrekk.

Må vi skaffe programvare eller anna utstyr?
Nei

Kven skal vi innhente pristilbud frå?

Kostnadsberekning
Del 1 - Forprosjekt og analyse av base

Forprosjekt - analyse av basen: 16t
Møter 3t
Prosjektadministrasjon 3t

Leige av server før avlevering kr 10 000

NOARK5 uttrekk: 99.000, - NOK pr. base.

Finansiering frå Lærdal kommune
Utgiftene vert innarbeidd i driftsbudsjettet