Sakshandsamar sitt arkivansvar
Sakshandsamar skal:
- Dagleg opne sak/arkivsystemet (og evt andre system) for å sjekke innboks og restansar.
- Kontrollere at mottekne dokument er registrerte i journalsystemet og har rett saksnummer og sakshandsamar. Saksdokument skal journalførast av arkivpersonale før sakshandsaming kan starte (jf. Arkivforskrifta §3-5).
- Utføre offentlegvurdering og skjerme opplysningar i journalen som er unnateke offentlegheit.
- Kontrollere at alle sidene i kvart dokument er rett innskanna.
- Ha ansvaret for at brev, telefaks, sms, e-postar og evt andre meldingar som kjem direkte til sakshandsamar blir journalførde i sak/arkivsystemet, dersom det er saksdokument.
- Sikre at motteken e-post vert handsama ved fråvær.
All sakshandsaming skal skje i kommunens sak/arkivsystem Acos Websak eller i fagsystem
. Hugs at dokument sendt på epost også kan vere arkivverdig og skal lagrast i Acos Websak.
All utgåande dokument, særskild dei som er sensitive, skal ekspederast via "svar-ut".
Meld saker som er ferdig sakshandsama til "ønskes avsluttet" fortløpande.
Før ein sakshandsamar sluttar skal vedkomande ta ut restanseliste og informere leiar.
I arkivfaglege saker er sakshandsamar underordna fagleiar arkiv og er til ei kvar tid pålagd å følgje gjeldande arkivrutinar.
